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企业IPe管家|企业专利文件如何管理?
2017-05-11 14:58:46

企业专利文件管理是企业知识产权管理工作中必不可少的一个环节,专利工作出色的团队必然拥有一套优秀的专利文件管理办法,能够让企业在知识产权管理的过程中事半功倍,效果更加显著。

企业知识产权管理

企业的专利文件管理,一般包括以下几种文件的管理:

专利纲领文件

管理总则:包括部门间专利工作权责分配、相关部门管理目标、专利工作人员责任的管理规定。

具体办法:即具体管理制度,如企业专利管理办法、企业技术秘密管理办法、专利奖惩办法。

备忘文件:既包括企业专利导航报告、政府专利申请授权奖励办法、本行业相关标准、企业专利贯标办法、高新技术企业评定管理办法等,也包括技术交底书模板、专利文件申请流程表模板等内部模板文件。

专利纲领性文件需要根据企业目标及时调整,其中备忘文件尤其要及时更新。

专利文档

申请文件:包括技术交底书、部门间交接文件、技术部门与专利部门的交接文件、企业与代理机构交接沟通文件、受理文件、缴费记录、答复文件及相关期限等。

授权文件:包括证书实体、证书电子件、年费缴纳记录及相关期限等。

代理协议:有代理机构参与的情况下,企业与代理机构签订的目标管理、质量管理、费用管理等相关规定的协议。

专利文档的管理以电子化、专人化、常态化管理为宜。其中尤其需要注意的是实体文件,如专利授权证书,在实际工作中会经常在各种机会使用,需要有明确的出入记录,防止遗失。

专利运用文件

专利运用文件包括大量不同的协议、文件、合同、办法等,比如授权许可协议、合作开发协议、技术投资入股合同、专利质押评估文件等。

这些文件并非是常态化的,也是非标准化的。通常是针对每一件事情做单独的专利文档管理。在企业的某一类工作较多时,可以体系化形成专利文件管理办法。如专利许可较多的企业,可以建立专利许可列表,对许可对象、许可时间、许可金额进行分别统计,对相关合同、财务、涉及专利的文件进行归类管理。

专利预警文件

专利预警文件目前在我国企业多涉及以下两种情况。

被侵权证据:企业被其他企业侵权,但立即发动侵权诉讼时机不成熟时,需要根据情况提前收集相关证据,尤其是图文证据。

FTO(Freedom to Operate)分析报告和专利无效预案:针对重大项目所做的FTO分析涉及的侵权风险较大专利,企业需要有足够的应对措施,这种应对措施包括专利方面的或其它市场行为方面的,专利方面的措施包括风险专利的无效文件准备,反诉专利的准备,不侵权抗辩文件的准备,和产品或工艺的规避设计等。

专利预警文件需要定期、滚动更新,保证预警文件在使用的时候可以行之有效,同时也不会为专利部门带来短期内过重的工作负担。

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